De câte ori nu s-a întâmplat să ai o mulțime de sarcini de îndeplinit la birou și cu toate acestea, deși ai muncit pe brânci, parcă nu se observă nimic? Este și normal, pentru că ai pierdut mult timp prețios cu organizarea biroului astfel încât să ai toate la îndemână, iar de realizarea sarcinilor te-ai ocupat abia după câteva ore bune. De aceea, avem pentru tine câteva recomandări despre cum ai putea să îți faci munca la birou mai eficientă!
Nu exagera cu tehnologia!
Suntem înconjurați de tehnologie, iar pe biroul tău se regăsesc multe gadget-uri: telefonul mobil, laptopul, tableta, imprimanta, și altele de acest gen. De fapt, dacă stai și te gândești bine, cel mai probabil nu ai nevoie chiar de toate, și de aceea încearcă să îți mai eliberezi puțin spațiul de pe birou, pentru lucrurile cu adevărat importante, de care ai nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor de lucru.
Un birou ordonat înseamnă mai multă eficiență
Chiar dacă ți se pare o afirmație oarecum hazardată, să știi că este perfect adevărată. Atunci când ai un birou ordonat, cu toate lucrurile puse la locul lor, ești mult mai eficient, și nu mai pierzi timp prețios căutând nu știu ce raport care se află sub pad, o notiță pe care ai notat ceva important și pe care acum nu o mai găsești. Pentru a te organiza, poți să folosești unele cutii carton în care să depozitezi anumite dosare pe care să le ai mereu la îndemână, niște etichete autoadezive pe care le poți utiliza și pe post de stikere, la nevoie, un suport pentru agrafe și pixuri și altele asemănătoare. Nu uita ca într-un sertar al biroului să ai mereu pregătite câteva plicuri antișoc, care sunt perfecte pentru a proteja conținutul acestora. Le poți folosi pentru a păstra mai bine anumite documente pe care dorești să le ai mereu la îndemână, sau poate că vrei să trimiți anumite acte către un alt coleg, și vrei să ai parte atât de discreție, cât și de protecție împotriva eventualelor incidente.
Mici obiecte personale
Chiar dacă ești la serviciu, asta nu înseamnă că ești un simplu robot care execută niște sarcini și atât. De aceea, un obiect personal te poate ajuta să te simți mai bine. O fotografie cu toți cei dragi, o plantă, o cană de cafea personalizată, o piatră adusă din ultima excursie, sunt doar câteva exemple de mici decorațiuni care îți pot personaliza frumos biroul, iar în clipele de pauză să te încarci cu energie doar privindu-le.
Planificarea este cheia succesului
Pentru a fi eficient la birou, planificarea se dovedește a fi cheia succesului. La acest capitol intră inclusiv planificarea momentelor de respiro, și vei vedea că, dintr-o dată, timpul capătă o nouă dimensiune pentru tine.
Nu uita de pauze
Chiar dacă sarcinile de lucru sunt multe, nu uita nici de momentele rezervate pauzelor. Nu se întâmplă nicio tragedie dacă ai amânat puțin treburile pentru a te deconecta puțin. Din contră, după momentele de pauză te vei dovedi chiar mai productiv. Vei găsi imediat dosarul pe care îl căutai în acele cutii carton pe care ți le-ai organizat după propriul sistem, ai folosit etichete autoadezive pentru a avea informațiile la îndemână. Tot ce îți mai rămâne să faci este să scrii raportul, să îl printezi și să îl introduci într-unul dintre acele plicuri antișoc și să îl ai la îndemână oricând e nevoie de el.
Stabilește-ți sarcinile viitoare
La finalul zilei de lucru, rezervă-ți câteva momente în care să îți faci un fel de planificare a zilei sau perioadei următoare. Îți va fi mult mai ușor să te concentrezi așa, pentru că ești tot timpul conștient de cât mai ai de lucrat, cât ai îndeplinit până acum din sarcinile de lucru, și vei ști cum să te organizezi cât mai bine pentru a-ți eficientiza activitatea. Așa, a doua zi, nu vei mai pierde timp prețios gândindu-te la ce trebuie să faci în continuare!
Tu îți faci programul
Recomandările de mai sus sunt la modul general, tu știi cel mai bine dacă ți se potrivesc sau nu. Nu este obligatoriu să le respecți întocmai, pentru că tu îți faci programul în funcție de sarcinile de lucru pe care trebuie să le duci la bun sfârșit. Cu toate acestea, dacă le citești cu atenție, vei observa că te ajută să îți găsești propria metodă de a-ți face munca la birou mult mai eficientă. Nu este deloc dificil, este nevoie de ceva mai multă disciplină, puțină ordine și organizare, și toată treaba va merge perfect!